Download KONTAN Weekly Pentingnya Project Management
oleh Jennie M. Xua
Project Management (PM) kurang kedengaran di Tanah Air, padahal sangat diperlukan mengingat berbagai elemen yang seringkali menyebabkan proyek-proyek terlambat penyelesaiannya dan membengkak pembiayaannya. Di mancanegara, Project Management merupakan tren yang marak ketika ekonomi makro sedang mengalami krisis, termasuk di Amerika Serikat saat ini. Berbagai sertifikasi dan program pelatihan PM banyak diminati.
PM memungkinkan optimasi atau bahkan maksimasi berbagai elemen implementasi proyek, sehingga sangat membantu ketika high growth maupun low growth economy. Bentuk-bentuk penghematan dan efisiensi merupakan penentu tingkat keberhasilan penerapan PM. Dalam high growth economy, PM yang baik memberikan kemungkinan pelipatgandaan keuntungan. Dalam low growth economy, ia memungkinkan penghematan besar-besaran.
Melimpahnya kebutuhan akan barang dan jasa dalam dunia global yang terus bergerak memberikan banyak kesempatan bagi PM untuk berkembang di berbagai bisnis, industri, dan organisasi. PM sendiri bisa diartikan sebagai serangkaian metode, teknik, dan prinsip yang digunakan dalam proses penyelesaian suatu proyek dengan fokus penjadwalan, pengendalian, dan perencanaan ulang. Individu yang mengelola suatu proyek yang menggunakan metode PM dikenal sebagai seorang “project manager.”
Secara alami, PM berhubungan erat dengan manajemen sistematik yang berkaitan dengan sumber daya manusia, teknologi, resiko, dan ekspektasi. Kekuatan PM terletak di metodenya yang berkapasitas dalam perencanaan dan implementasi yang menggunakan berbagai proses, metode, dan sumber daya.
Suatu proyek biasanya bersifat insidental alias tidak repetitif dan mempunyai aktivitas-aktivitas yang mencakup jangka waktu, budget, dan target-target pencapaian. Dalam pelaksanaannya, teknik-teknik dokumentasi teknis dan ketrampilan-ketrampilan manajerial dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas sehingga kadar kesuksesan PM bisa lebih tinggi.
Dokumentasi teknis diperlukan untuk menemukan perbedaan maupun persamaan antara yang “direncanakan” dan “sebenarnya.” Beberapa poin penting untuk dicatat termasuk: definisi target kuantitatif dan obyektif, tim pelaksana, dan pengontrol proyek (project controls) yang terdiri dari: cost control, quality control, dan time control.
Lantas, apa saja kegiatan-kegiatan dalam PM? Berbagai bentuk analisis, yaitu: analisis ketergantungan, Work Breakdown Structure, pembangunan jaringan, estimasi waktu, komitmen dan alokasi sumber daya, pelaporan status, dan budgeting. Ini perlu disiapkan dengan seakurat mungkin.
Bentuk-bentuk analisis tersebut memberikan berbagai fungsi dan manfaat yang berwujud alokasi sumber daya, penurunan biaya, percepatan penyelesaian, peningkatan kualitas, penurunan kesalahan, pemantauan lebih dekat, integrasi, penjadwalan, komunikasi, dan penurunan kegiatan-kegiatan berlebihan yang tidak perlu dipertahankan. Beberapa contoh aplikasi PM termasuk: inisiasi perubahan di SDM atau struktur organisasi, mengimplementasikan sistem informasi baru, mengembangkan produk atau jasa, memperkenalkan transportasi baru, berkampanye untuk posisi publik, dan menginisiasi proses-proses baru untuk bisnis.
PM sebagai metode analisis berperan besar dalam pencapaian suatu proyek dengan optimal, bahkan maksimal. Memperkenalkan setiap tim akan dasar-dasar PM dan menunjuk beberapa orang sebagai project manager akan menciptakan kultur organisasi yang berorientasi penyelesaian proyek dengan strategis dan efisien.
Di Indonesia, manajemen proyek yang tepat bukan hanya membantu dari segi waktu dan biaya, namun juga memberikan integritas dan akuntabilitas kepada manajemen. Walaupun suatu proyek mungkin hanya memerlukan waktu beberapa ribu jam untuk diselesaikan dari awal, setiap langkah memperdekat waktu penyelesaian.
Di Amerika Serikat, PM merupakan kebutuhan sehari-hari, sebagaimana seseorang makan nasi. Keberhasilan suatu bisnis dan peningkatan profit sangat erat hubungannya dengan pelaksanaan PM yang berhasil.
Singkat kata, PM bukan hanya metode analisis dan metode pelaksanaan dalam manajemen, namun merupakan kebutuhan yang dapat membawa suatu institusi kepada masa depan yang lebih baik. Mari populerkan PM di tempat kerja.[]
KONTAN Weekly, 16-23 Desember 2013
