KONTAN Daily Meningkatkan Produktivitas
oleh Jennie M. Xue
Dengan administrasi pemerintahan baru, presiden dan wakil presiden baru, mari membenahi semangat baru dalam berkarya di tempat kerja. Ada tujuh cara untuk meningkatkan produktivitas yang didukung oleh sains, yaitu Ilmu Psikologi yang mempelajari motivasi dan produktivitas.
Satu, bekerja dalam waktu singkat lebih berkualitas daripada bekerja dalam waktu yang panjang. Menurut Prinsip Parkinson (Parkinson’s Law), kita mengadaptasi hasil yang kita kerjakan dalam waktu yang tersedia.
Jadi, dengan kata lain, kalau deadline yang diberikan masih satu bulan lagi, biasanya proyek dikerjakan dengan santai. Tinggal 3 hari lagi, barulah dikejar dengan gedebak gedebuk.
Jadi, jika Anda adalah seorang manajer, berikan deadline yang ketat. Satu laporan pendek diselesaikan dalam beberapa jam saja, bukan beberapa hari. Karena menurut Parkinson’s Law, jika waktu yang diberikan hanya satu menit, maka proyek akan diselesaikan dalam satu menit saja.
Kurangi waktu lembur bahkan tiadakan. Berikan tambahan waktu apabila diperlukan. Intinya, dengan adanya “deadline,” maka adrenalin akan diproduksi sehingga derap kerja lebih cepat dan efisien, fokus lebih tajam, dan produktivitas meningkat.
Masih tidak percaya? Masih ingat Instagram yang baru saja dibeli oleh Facebook dengan harga satu miliar USD? Berapa jumlah pegawai Instagram? Hanya 13 orang. Sekarang bandingkan dengan satu toko farmasi kecil di mal terdekat. Hitunglah ada berapa orang pegawainya. Bisa diprediksi bahwa bekerja di kantor Instagram jauh lebih cepat derapnya.
Dua, jalankan aktivitas dengan kesadaran bahwa 20% dari aktivitas mempunyai hasil yang mencakup 80%. Sedangkan 80% aktivitas hanya akan mencakup 20% hasil. Jadi, Anda sebaiknya memilih aktivitas yang dilakukan. Pertimbangkan penggunanaan waktu dan hasil dari aktivitas tersebut.
Advis dari Warren Buffett berikut. Mereka yang sukses lebih banyak berkata “tidak” daripada mereka yang tidak sukses. Pilihlah aktivitas Anda secara hati-hati. Jika manager Anda tidak memberikan deadline ketat, Anda bisa pacu diri dengan memberikan deadline tersebut.
Tiga, nikmatilah mendelegasikan tugas, jangan kerjakan sendiri segala sesuatu. Terkadang hal-hal yang tidak begitu menghasilkan nilai tambah di produk akhir sangat menyita waktu. Kegiatan-kegiatan ini tidak perlu dipertahankan.
Empat, hentikan kebiasaan perfeksionis. menurut Dr. SImon Sherry dari Dalhouise University, ada korelasi antara tingginya tingkat perfeksionisme dengan menurunnya produktivitas. Tidak ada waktu yang lebih tepat daripada saat ini. Ingat bahwa apapun tugas di tangan, perlu diselesaikan begitu deadline dicapai. Walaupun masih belum sempurna sekali di mata Anda yang perfeksionis.
Lima, hal-hal repetitif sebaiknya diotomatisasi. Penggunaaan aplikasi-aplikasi otomatisasi sudah semakin populer. Dalam konteks digital, ada digital asset management application. Demikian pula untuk fungsi-fungsi lainnya. Gunakan gadget seperti smartphone dan komputer tablet jika memang diperlukan.
Enam, pengambilan keputusan bisa dipercepat dengan data yang akurat dan lengkap. “Lengkap” di sini artinya sekomprehensif mungkin dalam keterbatasan yang ada. Optimasi berbagai bentuk sebagaimana optimasi Web site pasti bisa dan sebaiknya dilakukan.
Tim Ferriss dengan The 4-Hous Workweek telah menularkan virus “hacking your life.” Kenali berbagai instrumen dan metode untuk mempersingkat jalan dan meningkatkan efisiensi.
Tujuh, sisihkan waktu khusus beberapa menit setiap 30 menit dan satu jam setiap 2-3 jam kerja. Untuk apa? Untuk memberikan kesempatan bagi otak melakukan rileksasi. Di kota-kota besar yang serba sumpek dan cepat, kita perlu kembali kepada diri sendiri “alone time,” karena dalam kesendirian kita men-charge kembali baterai yang sudah semakin susut.
Menurut riset Harvard University, memori akan terpatri lebih permanen ketika sedang sendirian. Waktu yang digunakan untuk “menyendiri” juga penting untuk membangun pikiran yang lebih empati terhadap orang lain. Kreativitas juga terbangun ketika sedang akrab dengan diri sendiri.
Mari bangun negeri dengan produktivitas kelas dunia.[]
KONTAN Daily, Jumat 22 Agustus 2014
