[Download PDF KONTAN DAILY Membangun Performa Super]
oleh Jennie M. Xue
Performance sangat menentukan sukses, bukan ide dan bukan wacana. Untuk itu, bangun suatu sistem dengan obyektif untuk melipatgandakan performance. Ingat. Mindset, ide, dan wacana hanya berguna apabila dieksekusi.
Beberapa prinsip penting pendesaian sistem performance antara lain:
1. Fokus pada 20 persen yang berjalan dengan baik, bukan 80 persen yang tidak punya arti. Ini berdasarkan Teori Pareto 80/20 yang berlaku dalam kebanyakan situasi, termasuk situasi-situasi bisnis dan di tempat kerja.
Untuk menentukan mana saja yang 20 persen, tentu dibutuhkan data terstruktur yang baik dan bersih (structured and clean data) dari berbagai data set divisi sales dan marketing.
2. Bangun visi alias “gol akhir” dengan jelas di dalam pikiran. Bangun strategi dan taktik backward, alias “dari belakang.” Rencana dan skedul dibangun berdasarkan gol akhir yang dituju.
Apabila project management diperlukan, pertimbangkan resiko dari awal dan gunakan milestone dan scheduling profesional. Berbagai perangkat SaaS (software as a service) bisa digunakan agar deadline dapat dicapai.
3. Gunakan metriks atau KPI (key performance indicator) untuk mengukur performance. Pengukuran harus tepat dan jelas langkah-langkahnya.
Sebagai contoh, ada Indikator Lag dan Indikator Lead. Lag indicator mengacu kepada gol akhir yang akan dicapai, misalnya 10,000 pelanggan baru sebagai output. Lead indicator mengacu kepada berapa pelanggan baru yang perlu diraih per hari dan bagaimana mengukur dan mencapainya.
4. Kompresi 12 bulan jadi 3 bulan. Dalam jangka waktu ini, setiap minggu, hari, dan jam menjadi sangat berharga. Tidak ada lagi alasan “deadline masih lama.” Rasa urgensi menjadi motor penggerak terbesar.
Kompresi target 12 bulan untuk dicapai dalam 3 bulan. Secara psikologis, ini memacu peserta tim untuk bergerak dengan secepat dan seakurat mungkin. “Sudah dekat deadline” menjadi alasan utama untuk tidak menunda-nunda.
5. Selalu gunakan best practices berdasarkan strategi-strategi terbukti dan data, bukan berdasarkan “rasa ingin” dan “emosi” tanpa dasar. Dalam setiap penggunaan perangkat baru dan pengambilan keputusan, perhatikan best practices alias praktek-praktek terbaik berdasarkan berbagai studi kasus. Jauhkan dari pengambilan keputusan berdasarkan “rasanya” atau “perasaan sih.”
Case studies and success stories telah menjadi bagian penting dari knowledgebase management. Jadi, usahakan agar bisnis Anda pun memiliki divisi ini yang bertugas untuk merekam informasi edukasi yang berharga di masa depan.
6. Kembangkan satu ketrampilan (skill) sebaik mungkin, sebelum pindah ke skill lainnya. Performance sangat ditentukan oleh kualitas skill. Jadi, lebih baik mempunyai satu skill yang sangat mendalam dan super baik daripada mempunyai beberapa skill yang “sedalam kulit” belaka.
Dengan skill mendalam, dapat dipastikan kualitas lebih tinggi daripada mereka yang hanya pas-pasan. Namun performance keseluruhan tidak dapat mengandalkan skill saja. Berbagai elemen bermain bersama, seperti akurasi dan komunikasi di dalam dan di luar project yang sedang dikerjakan.
7. “Anda pasti bisa” yang seringkali digaung-gaungkan oleh para motivator, sesungguhnya hanya akan punya arti apabila disertai dengan willpower (tekad) dan determination (ketetapan hati). Dan dua elemen ini perlu dilatih terus-menerus sebagaimana otot di dalam tubuh Anda.
Rencana mingguan dan accountability meeting alias “melapor progres” kepada mentor atau coach akan sangat membantu eksekusi project apapun. Rencana mingguan dapat dibagi lagi menjadi rencana harian dan ini perlu ditepati setiap hari tanpa kecuali. Mentor dan coach bisa saja dalam format team leader atau supervisor, namun fungsi mentoring dan coaching lebih dominan.
8. Gunakan tiga jenis blok dalam beraktivitas sehingga performance dapat optimal atau, bahkan, maksimal. Blok strategik dilakukan dengan hanya menjalankan aktivitas-aktivitas yang menjadi fokus. Tidak ada “fokus sampingan” alias “sekalian dikerjakan.”
Blok interupsi dipraktekkan dengan mengerjakan hal-hal yang dapat dijalankan serentak secara bersamaan. Biasanya ini adalah hal-hal yang serupa atau “sekalian jalan.”
Blok terakhir adalah blok waktu untuk beristirahat tanpa gangguan digital dan interupsi komunikasi apapun. Blok ini dapat dijalankan harian selama beberapa menit setiap 3-4 jam, beberapa jam dalam seminggu, dan beberapa hari dalam sebulan.
Akhir kata, membangun performance super membutuhkan kesiapan mental, kemampunan memilah mana yang 20 persen berarti dan mana yang 80 persen sia-sia, menggunakan metriks yang tepat, pengelolaan skill secara tepat, dan penggunaan blok-blok yang membantu fokus dan konsentrasi. Dengan performance prima, dapat dinaikkan probablitas pencapaian gol 12 bulan dalam waktu kurang dari setengahnya.[]
