[Download PDF KONTAN Daily Manajemen Waktu dan Glazomania]
oleh Jennie M. Xue
Manajemen waktu memang bukan perkara gampang, apalagi dengan macet di kota-kota besar Indonesia. Belum lagi penyakit “jam karet” yang masih diidap oleh beberapa orang. Inti dari manajemen waktu adalah skala prioritas dan efektivitas kerja. Juga meminimalisasikan stres.
“Glazomania” adalah suatu kondisi seseorang yang menggemari penggunaan list alias “daftar.” Demikian menurut Dictionary.com. Dan ternyata konsep ini sudah lama digunakan untuk mempermudah mengingat dan judul-judul buku dan artikel.
Menggunakan list (daftar) sebagai checklist, to-do list, rundown list, dan organizing list, sangat memudahkan fokus. Dalam kuliah maupun presentasi, poin-poin biasanya disampaikan dalam bentuk nomor urut 1, 2, 3, dst maupun dengan tanda bulatan atau strip.
Mengubah satu kebiasaan kecil ini kedengarannya sepele, padahal mempercepat eksekusi dan memberikan rasa percaya diri karena tahu apa yang perlu dijalankan selanjutnya. Membuat list juga membangun kebiasaan untuk berpikir satu langkah demi satu langkah. Semacam peta yang mengarahkan dan mengisi setiap jam, menit, dan detik, menurut Paula Rizzo pendiri Listproducer.com.
Waktu dan sumber daya bisa dihemat.
Bagi yang terbiasa dengan berpikir dan melampaui tahapan-tahapan secepat kilat, sekarang adalah waktu yang tepat untuk lebih fokus dari awal hingga akhir. Menurut Dr. Gail Matthews, list juga membantu menghilangkan kegelisahan karena apa yang dituliskan akan dipakai sebagai pegangan sehingga poin-poin penting tidak terlupakan.
Menuliskan list juga membantu daya ingat dan daya analisa karena setiap poin yang dicatat telah dipikirkan terlebih dahulu. Dengan demikian rasa percaya diri juga semakin tinggi karena pikiran terorganisir dengan baik serta tidak perlu membuang-buang waktu untuk mengingat-ingat.
Perasaan negatif yang disebabkan oleh ketidaksiapan bisa diturunkan. Dan ini sendiri sudah merupakan suatu kemenangan. Menurut studi psikologi, perasaan positif sendiri merupakan pemicu produktivitas dan kreativitas.
WHO (World Health Organization) pernah menyarankan agar rumah sakit di seluruh dunia untuk menggunakan checklist dalam prosedur kesehatan, termasuk ketika melakukan pembedahan. Hasilnya kesalahan menurun sebesar 36 persen.
SOP (Standard Operating Procedure) yang dikenal dalam dunia industri merupakan list yang mendetil. Dan ini merupakan basis dari segala macam standar industri, termasuk ISO.
Dalam mengambil keputusan apapun, pro-con list sangat membantu. Setiap poin bisa diberikan nilai tertentu yang tergantung dari kualitas kepentingan. Proses berpikir ini mungkin dianggap sepele dan sederhana, padahal hasilnya bisa sangat luar biasa. Keputusan bisa diambil dengan mempertimbangkan segi-segi yang telah dipertimbangkan lebih dulu.
Avelist.com memberikan rumah digital bagi list-list Anda. Mylifelist.org membantu pencapaian gol-gol dalam hidup yang dituangkan dalam bentuk list. Individu pengguna list 33 persen lebih besar kemungkinannya dalam mencapai gol.
Bagi yang belum terbiasa organized, mulailah sebuah to-do list untuk satu hari. Setiap hari. Lantas buatlah list pencapaian, misalnya 10 Negara yang Ingin Kukunjungi, 10 Restoran Baru untuk Dicoba, 10 Teman Lama untuk Dikontak, dan 10 Buku untuk Dibaca Tahun Ini.
Terbiasa dengan list untuk diri sendiri, buatkan list untuk keluarga dan tim di kantor. Letakkan list di tempat umum yang mudah dijangkau. Setiap poin yang telah dicapai, coretlah. Satu hal lagi yang tidak perlu dipikirkan.
Membiasakan diri menuliskan list berarti melatih berpikir secara disiplin dan terfokus. Produktivitas dan efisiensi kerja meningkat dengan sendirinya. Kebiasaan membuat list di tempat kerja memberi struktur dan membuat sistem yang dapat berjalan secara sendirinya, apabila telah terinternalisasi.
Silakan dicoba. Sesuatu yang sederhana bisa saja menjadi katalis sesuatu yang luar biasa. Telah dibuktikan oleh WHO di dunia medis yang rendah toleransi terhadap kesalahan.[]
KONTAN Daily, Jumat 19 Juni 2015
