Download PDF KONTAN Daily Knowledge Management
[Di bawah adalah artikel yang belum diedit.]
oleh Jennie S. Bev
Apakah
Knowledge Management (KM) itu? Diterjemahkan
secara bebas, knowledge management mempunyai
definisi “pengorganisasian informasi dan pengetahuan secara holistik.” Definisi
pionir Davenport adalah: proses akuisisi, distribusi dan penggunaan pengetahuan
yang efektif.
Definisi
dalam gelombang berikut lebih kontemporer ditawarkan oleh Gartner Group: KM
adalah disiplin ilmu yang mempromosikan pendekatan yang terintegrasi dalam mengidentifikasikan,
mengakuisisi, mengevaluasi, mengambil data, dan menyebarkan aset informasi
suatu institusi. Aset-aset ini termasuk bank data, dokumentasi, kebijakan,
prosedur, dan keahlian dan pengalaman di dalam diri para individu terkait.
Dalam sejarahnya, KM pertama-tama digunakan di organisasi-organisasi
konsultasi dan segera menyebar ke disiplin-disiplin lainnya. Dengan penggunaan
Intranet di suatu organisasi, penggabungan titik-titik pengetahuan dalam
geografis yang berbeda menjadi semakin simpel. Intranet dan Internet telah
mengubah landskap KM dari manual dan berbasis kertas menjadi berbasis pencarian
dengan metode browsing dan searching secara digital.
Di abad ke-21 ini dengan jutaan titik informasi yang bisa diakses dengan
sekejap, KM semakin diperlukan sebagai instrumen kurasi, organisasi,
simplifikasi, koleksi, dan implementasi berbagai komponen organisasi dan
individu. Sebagai manager dan individu, sudah saatnya kita menyadari bahwa di
era hiruk-pikuk tanpa henti 24 jam ini, KM merupakan kebutuhan yang seringkali
diabaikan.
Coba lihat kantor Anda, apakah data bisa diakses dalam beberapa detik atau
beberapa jam? Gunakan stop watch untuk
menghitung berapa banyak waktu yang diperlukan untuk mencari, mengakses, dan
menyampaikan rangkaian data maupun informasi lainnya. Apabila memerlukan waktu
berjam-jam bahkan berhari-hari, berarti sistem belum maksimal.
KM serupa namun tidak sama dengan apa yang dikenal sebagai kepustakaan (librarianship). Perpustakaan merupakan
salah satu bentuk dari KM yang terorganisir dengan rapih lengkap dengan Dewey
Decimal System-nya. Inti dari suatu perpustakaan adalah preservasi informasi
dan penyampaian serta penggunaan yang bisa diakses dengan cepat dan tepat.
Demikian pula KM yang tertata dengan baik.
Obyektif dari KM tentu adalah efisiensi dalam melakukan analisa yang urgen
bagi keberhasilan organisasi dan individu. Efisiensi ini sangat tinggi nilainya
bagi peningkatan bottom line. Coba
bayangkan suatu institusi yang mempunyai sistem filing carut-marut. Bayangkan
juga bagaimana Anda mencari suatu data penting di tengah-tengah tumpukan kertas
yang tidak ditandai apa pun.
Demikian pula data analitik yang bisa didapat dari proses penggalian data
(data mining) online. Dengan kata
lain, tanpa KM yang memadai, apakah rangkaian data mempunyai makna bernilai?
Jelas terbatas. Dan yang membatasi bukanlah substansinya, namun sumber daya
yang diperlukan untuk mencapainya dan menggunakannya. Apabila sumber daya sudah
tercurah demikian besar untuk menggali suatu informasi, opportunity cost termasuk tinggi, belum lagi upah yang terbuang
sia-sia.
KM yang efisien juga membukakan cakrawala bagi setiap individu yang
mengakses rekaman data yang telah tertata dengan rapi dan mudah dicapai. Di
tingkat eksekutif tertinggi suatu institusi, ini menentukan kesuksesan
keseluruhan organisasi.
Dalam wealth management, KM
memungkinkan pola-pola di masa lampau dapat dideteksi dengan mengubah tacit knowledge menjadi explicit knowledge. Tacit knowledge termasuk segala pengetahuan dan informasi yang masih
tersimpan di dalam benak seseorang maupun institusi. Sedangkan suatu info atau
pengetahuan begitu terekam secara tertulis, maka menjadi eksplisit.
Database dari kumpulan pengetahuan setiap individu di dalam organisasi,
misalnya, masih jarang terpikirkan. Pembentukannya bisa dimulai dengan
profiling HR dan pengamatan atas kerja. Ini penting sebagai preservasi soft skills yang biasanya sulit direkam.
Untuk jangka panjang, ini bisa menjadi kolam inspirasi pengambilan keputusan
berdasarkan benchmarking, jadi
semacam kumpulan keputusan pengadilan yang bisa dipelajari dalam konteks
berbeda-beda di masa yang berbeda pula.
Dalam penerapannya, KM memerlukan lebih dari sekedar IT, Intranet, dan
Internet. Dibutuhkan Taksonomi yang jelas akan setiap tingkatan bahasan, kultur
organisasi, dan kepemimpinan pemikiran yang cukup berani. Dalam organisasi yang
menggunakan basis Hak Atas Kekayaan Intelektual sebagai produk maupun titik
penentu penggerak usaha, KM merupakan kebutuhan esensial, bukan hanya sebagai
faktor pendukung.
Apapun bidang usaha institusi Anda dan apapun pekerjaan Anda, KM
memberikan kesempatan untuk mengulang prestasi serta mengecilkan kemungkinan
melakukan kegagalan. Preservasi situasi juga dimungkinkan. Sukses bisa
diduplikasikan.[]
KONTAN Daily, 11 Januari 2013
